Además de los tres roles de siempre, puedes crear los tuyos y elegir a qué secciones llega cada uno.

Se hace en Configuración, en Miembros del equipo, con el botón de Roles.

Antes de crear ninguno

Pregúntate si de verdad te hacen falta.

Los tres roles estándar cubren la mayoría de los equipos:

Propietario. Uno solo, el que creó el espacio. Todo, incluida la facturación. Administrador. Toda la configuración y la gestión del equipo. Miembro. La bandeja y el contenido.

Si con eso te apañas, no compliques. Cada rol a medida es una cosa más que mantener y que explicar a la gente nueva.

Cuándo sí merecen la pena

Los casos reales que nos encontramos:

Alguien de administración que necesita ver la facturación pero no debe tocar la configuración del agente.

Una agencia o colaborador externo que trabaja en el contenido del Centro de ayuda y nada más.

Un responsable que quiere ver los informes sin acceso a las conversaciones.

Personal en prácticas que responde en la bandeja pero no debe cambiar ajustes.

El patrón común: alguien que necesita más que un miembro pero mucho menos que un administrador.

Cómo crear uno

Pulsa Roles y crea uno nuevo.

Ponle un nombre que explique qué hace. "Solo facturación" o "Contenido y ayuda" son buenos nombres. "Rol 2" no.

Después elige a qué secciones tiene acceso.

El principio que conviene seguir

Da el mínimo necesario para que esa persona haga su trabajo.

No es desconfianza: es que los permisos amplios se olvidan. Alguien entra para una tarea concreta, se le da acceso a todo por comodidad, y dos años después sigue teniendo acceso a la facturación.

Y ante la duda entre dos niveles, empieza por el bajo. Ampliar cuando alguien te lo pida es fácil; darte cuenta de que sobraba acceso es algo que no pasa nunca.

Los dos permisos que merecen más cuidado

Si vas a crear roles a medida, presta atención a estos dos:

La facturación. Da acceso a los datos de pago y a la suscripción.

La configuración del agente y su publicación. Quien pueda publicar cambios del agente puede hacer que una configuración nueva llegue a tus clientes.

Cuándo revisarlos

Cada vez que alguien cambie de puesto, y un par de veces al año en general.

La revisión más útil es sencilla: abre Miembros del equipo, lee la lista entera, y para cada persona pregúntate si su rol sigue teniendo sentido.

Casi siempre sobra alguien o alguien tiene más acceso del que necesita hoy.

Lo que no cambia

Los roles controlan qué secciones ve cada uno, no ocultan conversaciones entre equipos.

Los equipos, en Configuración dentro de Equipos, sirven para organizar y filtrar el trabajo, no para esconder conversaciones. Que alguien pueda ver el resto de la bandeja es útil cuando hay que cubrir a un compañero.