Todo lo relacionado con quién entra en tu espacio de trabajo está en Configuración, en Miembros del equipo.

Antes de nada, lo importante: Intake no cobra por persona. Invitar a alguien no sube tu factura, así que no hace falta racionar los accesos. Si alguien va a necesitar mirar una conversación alguna vez, dale acceso.

Invitar a alguien

Ve a Configuración y entra en Miembros del equipo. Pulsa el botón Invitar.

Te pide dos cosas: la dirección de correo de esa persona y el rol que quieres darle. Pulsa Enviar invitación y ya está.

Esa persona recibe un correo con un enlace. Al abrirlo entra en tu espacio de trabajo. Si no tiene cuenta en Intake, la crea en ese momento.

El enlace es personal: se genera uno para cada invitación y solo sirve para la dirección a la que se envió. No hay un enlace general que puedas pegar en un chat de equipo para que entre quien quiera. Si tienes que invitar a diez personas, se envían diez invitaciones.

Si alguien no encuentra el correo, lo primero que hay que mirar es la carpeta de spam. Es de largo el motivo más frecuente.

Los roles

Al invitar eliges uno de estos:

Propietario. Control total sobre el espacio, incluida la facturación. Solo hay uno y es quien creó el espacio.

Administrador. Puede configurarlo todo, gestionar canales y añadir o quitar gente. Es el rol para quien lleve el soporte.

Miembro. Trabaja en la bandeja y en el contenido, sin tocar la configuración sensible del espacio. Es el rol para la mayoría del equipo.

Ante la duda, empieza por Miembro. Subirle el rol a alguien después es cuestión de dos clics.

Cambiar el rol de alguien

En la lista de Miembros del equipo, en la fila de esa persona, abre el menú de acciones. Ahí tienes Hacer administrador y Hacer miembro.

El cambio es inmediato. No hace falta que la persona vuelva a entrar.

Roles a medida

Si los tres roles no te encajan, puedes crear los tuyos. En Miembros del equipo, pulsa el botón Roles.

Ahí creas un rol, le pones un nombre que explique qué hace y eliges a qué secciones tiene acceso. Sirve, por ejemplo, para dar a alguien de administración acceso a la facturación sin dejarle tocar la configuración del agente.

Es una función que casi nadie necesita el primer mes. Está ahí cuando el equipo crece.

Eliminar a alguien

En la fila de esa persona, abre el menú de acciones y elige Eliminar miembro.

Pierde el acceso al instante. Lo que conviene saber:

Sus conversaciones no se borran. Todo lo que respondió sigue en la bandeja, con su nombre. Si tenía conversaciones asignadas, revísalas. Es el descuido más habitual cuando alguien deja el equipo: sus conversaciones abiertas se quedan sin dueño y nadie las retoma. Reasígnalas antes de quitarle el acceso. Su cuenta de Intake no se borra. Solo deja de tener acceso a tu espacio de trabajo.

Buscar a alguien en la lista

Si sois muchos, arriba de la lista hay un buscador. Funciona por nombre y por correo.

Sobre "exportar" un compañero

Es una duda que llega a menudo, así que vale la pena aclararla: en Intake no se exportan miembros del equipo.

Lo que sí puedes exportar son tus contactos, es decir, los usuarios y las empresas con las que hablas. Eso está en Configuración, en Importaciones y exportaciones, y sale en formato CSV. Puede tardar hasta medio minuto en generarse.

Los miembros del equipo son las personas que trabajan contigo dentro de Intake, y se gestionan solo desde Miembros del equipo.