Recibir correos en Intake y enviarlos desde tu dominio son dos configuraciones distintas. Esta es la segunda, y es la que decide si tus respuestas llegan a la bandeja del cliente o a su carpeta de spam.

Se configura en Configuración, en Correo.

El problema que resuelve

Sin esto, tus respuestas salen desde un dominio que no es el tuyo.

Eso tiene dos consecuencias, y la segunda es la grave:

El cliente ve una dirección que no reconoce, y desconfía. Los servidores de correo del destinatario también desconfían, y mandan el mensaje a spam.

Es decir: puedes tener el soporte perfectamente montado y que tus respuestas no las lea nadie.

Qué hay que hacer

Intake te da unos registros DNS que hay que crear en el panel donde gestionas tu dominio.

Los creas, vuelves y verificas. Cuando estén verificados, tus correos salen desde tu dirección y con tu reputación.

Como cualquier cambio de DNS, puede tardar desde unos minutos hasta unas horas en propagarse. Si al verificar te dice que todavía no, espera y vuelve.

Quién lo hace

Necesita acceso al panel de vuestro dominio, así que normalmente lo hace quien lleve la parte técnica o la agencia que os gestione la web.

Pásales los registros que aparecen en pantalla tal cual. Es una tarea corta y rutinaria para ellos.

Por qué merece la pena de verdad

Es de las configuraciones con mejor relación entre esfuerzo y resultado de todo Intake.

Diez minutos de alguien con acceso al DNS, una sola vez, y la diferencia es que tus respuestas se lean o no se lean.

Si tu canal principal es el correo y solo vas a hacer una cosa de esta lista, haz esta.

Cómo comprobar que funciona

Responde a una conversación de correo desde Intake, hacia una dirección tuya de otro proveedor. Por ejemplo, de tu correo personal.

Comprueba tres cosas:

Que llega. Que llega a la bandeja de entrada y no a spam. Que el remitente que se ve es tu dirección, no una desconocida.

Si sigue yendo a spam

Comprueba que todos los registros están verificados, no solo alguno.

Ten en cuenta que la reputación de un dominio se construye con el tiempo. Si vuestro dominio nunca ha enviado correo, los primeros envíos pueden ser más vigilados. Se estabiliza en unos días de envío normal.

Y revisa el contenido: un correo con muchos enlaces, mayúsculas o palabras típicas de promoción tiene más papeletas, aunque el dominio esté bien configurado.

Lo que va después

Con el dominio configurado, dedica dos minutos a la firma del correo, en esa misma pantalla.

Un correo de soporte sin firma parece automático aunque lo haya escrito una persona.