El correo suele ser el canal con más historia: llevas años dando soporte desde una dirección y no quieres cambiarla ni perder nada.

No hace falta. Intake se pone delante de tu dirección de siempre.

Todo está en Configuración, en Correo.

Las dos formas de recibir correos

Hay dos caminos y conviene elegir a conciencia, porque son bastante distintos.

Reenvío

Intake te da una dirección propia. Tú configuras tu buzón de soporte para que reenvíe todo a esa dirección, y los correos entran como conversaciones.

Ventajas: se hace en cinco minutos, no toca nada de tu dominio y tu buzón actual sigue funcionando exactamente igual. Si quieres dejarlo, deshaces el reenvío y ya está.

Es la opción para empezar y para probar sin compromiso.

Registro MX

La opción completa. Añades un registro MX en el DNS de tu dominio y los correos llegan directamente a Intake, sin pasar por tu buzón anterior.

En la pantalla tienes el registro que hay que añadir. Lo creas en el panel donde gestionas tu dominio, vuelves y pulsas verificar. La recepción se activa sola en cuanto el cambio se propague.

Ten paciencia con eso último: los cambios de DNS tardan desde unos minutos hasta unas horas. Si verificas y te dice que todavía no, no está roto. Espera y vuelve.

Esta opción necesita a quien gestione vuestro dominio, y es un cambio con más consecuencias: a partir de ese momento el correo de esa dirección vive en Intake.

Cuál elegir

Empieza por el reenvío. Cuando lleves unas semanas y tengas claro que Intake se queda, plantéate el MX.

El dominio desde el que salen tus correos

Recibir es una cosa y enviar es otra.

Para que tus respuestas salgan desde tu dominio y no desde uno nuestro, hay que configurar el dominio de envío. Es lo que hace que tus correos lleguen a la bandeja de entrada del cliente y no a spam.

También es una configuración de DNS, y también conviene hacerla con quien gestione vuestro dominio. Merece mucho la pena: un correo de soporte que llega desde una dirección desconocida genera desconfianza y acaba en la carpeta equivocada.

La apariencia de tus correos

En esta misma pantalla decides cómo se ven los correos que salen: tu marca, tus colores.

Y puedes añadir una firma que se incluye en todos. Ponla. Un correo de soporte sin firma parece automático aunque lo haya escrito una persona, y la firma es donde el cliente encuentra a quién responder o dónde seguir.

Direcciones ignoradas

Hay una lista de direcciones cuyos correos se descartan en silencio, sin crear conversación.

Es más útil de lo que parece. Los buzones de soporte reciben mucho ruido: notificaciones automáticas de otras herramientas, boletines, avisos de sistemas internos, respuestas automáticas de vacaciones.

Cada uno de esos crea una conversación que alguien tiene que cerrar, y además cuenta para tu límite mensual. Ponlos aquí y desaparecen.

Un consejo: revisa la lista cada pocos meses. Si algún día un cliente dice que os escribió y no le contestasteis, esta lista es de los primeros sitios donde mirar.

Tickets a partir de correos

Puedes elegir cómo los correos entrantes se convierten en tickets.

Si tu soporte por correo suele acabar en "lo miramos y te contamos", esto ayuda mucho: convierte cada petición en trabajo pendiente y visible en lugar de un hilo que alguien tiene que recordar.

El agente de IA en el correo

Se activa en otro sitio: Agente IA, dentro de Desplegar. Y ahí el correo tiene dos ajustes propios que no tienen los demás canales.

A qué correos responde. Solo a los nuevos, o también dentro de hilos ya abiertos. Para empezar, solo los nuevos: evita que el agente se meta en medio de una conversación que ya lleva una persona.

Qué hace cuando no sabe. Dejar el correo al equipo, o contestar igualmente con un mensaje de respaldo. Recomendamos dejarlo al equipo: un correo que dice "no he encontrado información" es peor que uno que tarda dos horas y viene de alguien que sí sabe.

Y una recomendación general: enciende el correo el último. Un correo se guarda, se reenvía y se enseña. El listón es más alto que en un chat.

Diagnóstico

No llega nada a Intake. Si usas reenvío, comprueba que la regla sigue activa en tu buzón. Si usas MX, comprueba que el registro está bien y verificado.

Llega pero mis respuestas van a spam del cliente. Falta configurar el dominio de envío, o está a medias.

Entran conversaciones que son ruido. Añade esas direcciones a la lista de ignoradas.

Un cliente dice que escribió y no aparece. Mira la lista de direcciones ignoradas antes que nada. Después, si su correo cayó en el spam de tu buzón anterior en un montaje por reenvío.

El agente no responde a los correos. Está en Agente IA, Desplegar. Comprueba que el canal está encendido y qué alcance de respuesta tiene configurado.