Un webhook es un aviso automático: cuando pasa algo en Intake, tu sistema se entera en ese momento, sin tener que estar preguntando.

Se configuran en Configuración, en Desarrolladores.

La diferencia con la API, explicada sin tecnicismos

Con la API, tú preguntas: "¿ha pasado algo nuevo?". Tienes que preguntar cada poco tiempo, y entre pregunta y pregunta no te enteras de nada.

Con un webhook, Intake te avisa: "acaba de pasar esto". Sin esperas y sin preguntar.

Para casi todo lo que se quiere hacer, el webhook es la opción correcta. Preguntar cada cinco minutos por si acaso es lento y desperdicia trabajo por los dos lados.

Para qué sirven de verdad

Los usos habituales:

Avisar en otra herramienta cuando entra una conversación de un cliente importante. Crear una tarea en vuestro gestor de proyectos cuando se abre un ticket. Llevar cada conversación cerrada a vuestro almacén de datos, para analizarla con el resto del negocio. Actualizar la ficha de un cliente en vuestro CRM cuando ha contactado con soporte. Disparar una encuesta de satisfacción cuando una conversación se resuelve.

Todo eso ocurre solo, sin que nadie de tu equipo tenga que copiar nada de un sitio a otro.

Cómo se crea uno

Pulsa añadir webhook y rellena tres cosas:

Nombre. Para ti, para saber cuál es cuál dentro de seis meses.

Dirección del endpoint. La dirección de vuestro sistema que va a recibir los avisos. Esto lo da quien lleve la parte técnica.

Eventos a los que suscribirse. Qué quieres que te avise. Aquí es donde conviene ser selectivo.

Sobre los eventos: no te suscribas a todo

Es la tentación y es un error.

Si te suscribes a todos los eventos, vuestro sistema va a recibir un chorro constante de avisos que en su mayoría no le interesan, y alguien tendrá que filtrarlos.

Suscríbete solo a lo que vaya a disparar una acción concreta en vuestro lado. Si al recibir un aviso vuestro sistema no va a hacer nada con él, no os suscribáis a ese evento.

El secreto

Cada webhook lleva un secreto que puedes copiar.

Sirve para que vuestro sistema pueda comprobar que el aviso viene de verdad de Intake y no de alguien que ha descubierto vuestra dirección y os está enviando avisos falsos.

Dáselo a quien lo vaya a programar y decidle que lo verifiquen. Es un paso pequeño y es lo que separa un webhook seguro de una puerta abierta.

Guárdalo como guardáis cualquier credencial: no en un chat, no en un correo.

Activar y desactivar

Cada webhook tiene un estado, activo o inactivo.

Poder desactivarlo sin borrarlo es más útil de lo que parece: si vuestro sistema se cae o estáis haciendo mantenimiento, lo desactiváis un rato y lo volvéis a encender, sin perder la configuración ni tener que recrearlo.

Qué hacer cuando algo no llega

Por orden:

Comprueba que el webhook está activo. Comprueba que está suscrito al evento que esperas. Es el fallo más común: se espera un aviso de un evento al que nadie se suscribió. Comprueba que vuestro sistema es accesible desde fuera y responde correctamente. Un endpoint que devuelve error hace que el aviso se pierda. Comprueba que no os habéis suscrito a un evento parecido pero distinto.

Recomendaciones

Un webhook por propósito. Mejor tres webhooks claros que uno que lo recibe todo y luego hay que desenredarlo.

Que vuestro sistema aguante recibir el mismo aviso dos veces. En cualquier sistema de avisos puede ocurrir. Si al recibirlo dos veces creáis dos tareas duplicadas, eso es un problema vuestro que conviene prever.

Que responda rápido. Vuestro endpoint debe confirmar la recepción enseguida y hacer el trabajo pesado después, no mientras Intake espera.

Empezad por uno. Montad un webhook, comprobad que llega bien y que hace lo que esperabais, y solo entonces añadid el siguiente.

Si no tienes equipo técnico

Los webhooks necesitan que alguien programe el lado que los recibe.

Si no es vuestro caso, Zapier y Make hacen algo parecido sin escribir código: conectan Intake con cientos de herramientas y se configuran con clics. Los tienes en Configuración, en Integraciones.