Si tenéis a alguien técnico en el equipo, Intake se puede conectar a vuestros propios sistemas de forma directa. Ahí es donde entra la API.

Está en Configuración, en Desarrolladores.

Este artículo está escrito para que lo entienda cualquiera. La parte de escribir código la hará quien corresponda; lo que sigue explica qué es cada cosa, qué decisiones hay que tomar y cuáles son irreversibles.

Qué es y cuándo hace falta

Una clave de API es una contraseña especial que permite a otro programa hablar con tu Intake sin pasar por la pantalla.

No la necesitas para usar Intake con normalidad. Hace falta cuando quieres:

Conectar Intake con Zapier o Make, para enlazarlo con herramientas que no tienen integración propia. Sacar tus conversaciones o contactos de forma automática y periódica. Crear conversaciones desde tu propio sistema. Publicar artículos del Centro de ayuda desde donde ya escribís documentación. Conectar un agente de IA externo a Intake.

Si nada de eso te suena necesario, puedes saltarte esta pantalla entera.

Crear una clave

En Configuración, entra en Desarrolladores y pulsa crear clave.

Te pide dos cosas: un nombre y los permisos.

El nombre es para ti. Ponle algo que diga para qué es: "Zapier", "Exportación nocturna", "Portal de clientes". Cuando dentro de un año tengas cinco claves, vas a agradecer no tener que adivinar cuál puedes revocar.

Los permisos: la decisión que no se puede deshacer

Aquí está lo importante de todo el artículo.

Al crear la clave eliges exactamente qué puede hacer. Y esos permisos no se pueden cambiar después: si te quedas corto o te pasas, hay que crear una clave nueva y sustituirla donde la estuvieras usando.

Los permisos disponibles:

Leer la configuración del agente de IA. Modificar la configuración del agente de IA. Publicar cambios del agente a clientes reales. Leer la base de conocimiento. Añadir y editar documentos de conocimiento. Leer artículos del centro de ayuda. Crear y editar artículos del centro de ayuda. Leer conversaciones. Crear conversaciones y enviar mensajes. Leer integraciones conectadas. Leer webhooks. Crear y eliminar webhooks.

La regla: concede solo lo que esa clave necesite de verdad.

Y presta atención especial a dos de ellos, porque son los que pueden afectar a tus clientes:

Publicar cambios del agente. Una clave con este permiso puede hacer que una configuración nueva llegue a clientes reales. Dáselo solo a lo que de verdad deba poder publicar.

Crear conversaciones y enviar mensajes. Una clave con este permiso puede escribir a tus clientes. Piénsalo dos veces antes de dárselo a una herramienta de terceros.

Si dudas, empieza solo con permisos de lectura. Ampliar significa crear otra clave, pero es mucho mejor que descubrir que una integración mal configurada ha escrito a doscientas personas.

La clave se muestra una sola vez

Cuando la creas, aparece completa en pantalla con un aviso: cópiala ahora, porque no se volverá a mostrar.

Es literal. Ni tú ni nosotros podemos recuperarla después. Está guardada de forma que no se puede leer.

Cópiala en ese momento y guárdala donde guardéis vuestras credenciales. Si la pierdes, la única salida es crear una nueva y actualizarla en el sitio donde la estuvieras usando.

Ver qué está pasando

En esa misma pantalla tienes la actividad de la API: las llamadas que se han hecho, y puedes filtrar por clave.

Cada clave muestra además cuándo se creó y cuándo se usó por última vez. Ese último dato es el más útil de todos para hacer limpieza: una clave que pone "nunca" o que no se usa desde hace meses es una clave que sobra y que conviene revocar.

El registro de actividad se conserva 30 días. Si necesitas investigar algo, no lo dejes para dentro de tres meses.

Revocar una clave

Desde la lista, con la opción de revocar.

El corte es inmediato: lo que estuviera usando esa clave deja de funcionar en ese momento. Avisa antes a quien la esté usando.

Revoca sin miedo en estos casos:

Cuando dejéis de usar la herramienta para la que se creó. Cuando la persona que la generó deja la empresa. Si sospechas que ha podido acabar donde no debía, por ejemplo pegada en un chat o subida a un repositorio.

Es preferible romper una integración un rato que dejar viva una clave con la que no cuentas.

Buenas costumbres

Una clave por herramienta. Nunca compartas la misma entre dos integraciones: si tienes que revocar una, te llevas la otra por delante y no sabes cuál falló.

Nombres que se entiendan. El nombre es lo único que vas a ver dentro de un año.

Permisos mínimos. Es más trabajo al principio y muchos menos disgustos después.

Repásalas cada pocos meses. Mira la columna de último uso y revoca lo que no se use.

Y si no tienes equipo técnico

No pasa nada: la API no hace falta para nada de lo esencial.

Si lo que quieres es conectar Intake con otras herramientas sin programar, mira Zapier o Make. Y si lo que quieres es que el agente consulte datos de tus sistemas durante una conversación, eso no es la API: son las Acciones, en Agente IA.