Si vuestra documentación interna vive en Google Drive, esta integración te ahorra tener que subirla a mano.

Se conecta en Configuración, en Integraciones.

Qué hace

Añade archivos de tu Drive como datos de entrenamiento del agente de IA.

Es decir: el agente puede usar esos documentos para responder conversaciones, igual que si los hubieras subido uno a uno desde Datos de entrenamiento.

Cuándo merece la pena

Cuando ya tenéis la documentación en Drive y está razonablemente ordenada. Que es el caso de muchísimos equipos: los procedimientos, las políticas y los manuales están ahí.

Si vuestra documentación está desperdigada entre Drive, correos y la cabeza de dos personas, esta integración no lo va a arreglar. Primero conviene ordenar.

Antes de conectar: la advertencia importante

Esta es la integración donde más fácil es meter la pata, así que va por delante.

Un Drive de empresa suele contener cosas que no quieres que el agente pueda contarle a un cliente: notas de reuniones internas, hojas con salarios, borradores de estrategia, datos personales de empleados, condiciones especiales de un cliente concreto.

El agente responde con lo que tiene. Si le das acceso a una carpeta con información sensible, esa información puede acabar en una respuesta.

La recomendación, y no es opcional: crea una carpeta específica para esto, mete ahí copias de lo que sí quieres que el agente sepa, y conecta solo esa carpeta.

Cuesta media hora y evita el único problema serio que puede dar esta función.

Cómo se conecta

Te redirige a Google para que autorices el acceso. Vuelves y eliges qué quieres traerte.

Necesitas permisos sobre esos archivos en Drive. Si son de un Drive compartido de empresa, puede que necesites que os lo habilite quien administre vuestro Google Workspace.

Qué revisar después

Como con cualquier documento, mira la vista previa en Datos de entrenamiento: ahí ves el texto tal y como Intake lo ha extraído.

Los formatos que suelen dar problemas:

Documentos con mucha maquetación, columnas o cuadros de texto. Hojas de cálculo grandes, donde se pierde la relación entre filas y columnas. Presentaciones con poco texto real y mucho diseño. PDF escaneados, que son imágenes y no texto.

Si en la vista previa se ve mal, el agente lo va a leer igual de mal. En esos casos, pega el contenido como documento escrito o conviértelo en FAQs.

Mantenerlo

Como con cualquier fuente, la información caduca. Si cambiáis un procedimiento en Drive, comprueba que el cambio se refleja en lo que el agente sabe.

Y ten presente el punto ciego de siempre: cuando cambiéis un precio o una política, buscad ese dato en todos los sitios donde puede estar, no solo en Drive.

Drive o Centro de ayuda

Una decisión que conviene hacer a conciencia:

Drive alimenta al agente con documentos privados. Tus clientes no los ven.

El Centro de ayuda es público. Tus clientes lo leen y además Google lo indexa, así que resuelve conversaciones que nunca llegan a empezar.

Si un documento de Drive contiene algo que tus clientes agradecerían poder leer por su cuenta, ese contenido rinde mucho más como artículo publicado que como documento privado.

Usa Drive para lo interno. Usa el Centro de ayuda para lo que puede ser público.

Diagnóstico

No puedo autorizar. Vuestro Google Workspace puede estar restringiendo aplicaciones externas. Habla con quien lo administre.

El agente no usa un documento. Comprueba que se ha terminado de procesar y mira su vista previa.

El texto sale desordenado. El formato del original no se extrae bien. Pásalo a texto plano o a FAQs.

El agente ha contado algo que no debía. Revisa qué carpetas le has dado. Quita el acceso a lo que no toque y borra ese documento de los datos de entrenamiento.

Dejó de sincronizar. Permisos revocados en Google, o la cuenta que autorizó ya no tiene acceso a esos archivos.