Esta guía te lleva desde que entras por primera vez hasta que el agente de IA responde a tus clientes. Son cuatro pasos y se puede hacer en una tarde.

Si prefieres ir marcando casillas, en Intake tienes la misma lista: pulsa "Configurar" en la parte de abajo de la barra lateral izquierda y verás los primeros pasos con su estado.

Antes de empezar: cómo está organizado Intake

Todo Intake se recorre desde la barra lateral izquierda. Estas son las cinco secciones:

Bandeja de entrada. Donde llegan y se responden todas las conversaciones, vengan del canal que vengan. Agente IA. Donde configuras el asistente: su personalidad, lo que sabe, lo que puede hacer y dónde responde. Centro de ayuda. Los artículos públicos que tus clientes pueden leer por su cuenta. Usuarios. Las personas y empresas con las que hablas, y lo que sabes de cada una. Informes. Cómo está funcionando tu soporte.

Debajo de todo está Configuración, que es donde se conectan los canales y se ajusta el espacio de trabajo.

Paso 1: prepara tu espacio de trabajo

Un espacio de trabajo es tu Intake: tus conversaciones, tu equipo y tus ajustes. Se crea solo al registrarte.

Lo primero es ponerle tu cara. Ve a Configuración y entra en Marca. Ahí eliges el nombre, el logo y el color principal. Eso es lo que verán tus clientes en el chat de tu web y en tu Centro de ayuda, así que merece la pena dedicarle dos minutos.

Después invita a tu equipo. En Configuración, entra en Miembros del equipo y pulsa el botón de invitar. Hay tres roles:

Propietario. Control total, incluida la facturación. Solo hay uno: quien creó el espacio. Administrador. Puede configurarlo todo y gestionar al equipo. Miembro. Trabaja en la bandeja y en el contenido, sin tocar la configuración sensible.

No pagas por persona, así que invita a todo el que vaya a necesitar mirar una conversación.

Paso 2: conecta un canal

Un canal es una vía por la que tus clientes te escriben. Intake los reúne todos en la misma bandeja.

Nuestro consejo: empieza por uno solo. Conecta el canal por el que ya te llega más volumen, comprueba que todo funciona y añade los demás después.

Ve a Configuración y entra en Canales. Puedes conectar:

Messenger. El chat que se instala en tu web o tu producto. Es el más rápido de poner en marcha. Correo. Tu dirección de soporte de siempre. Los correos entran como conversaciones y las respuestas salen desde ahí. WhatsApp. Tu número de WhatsApp Business, conectado directamente con Meta o a través de Twilio. Slack. Para recibir avisos y llevar a Intake las conversaciones que nacen en Slack.

Cada uno tiene su propio artículo con los pasos concretos en la sección Canales de este Centro de ayuda.

Paso 3: enséñale tu negocio

Aquí es donde Intake pasa de ser una bandeja bonita a resolver conversaciones de verdad. El agente solo sabe lo que le cuentas.

Ve a Agente IA y entra en Datos de entrenamiento. Puedes darle información de tres formas:

Archivos. Sube PDFs, documentos de Word, presentaciones o texto. Tus manuales, tus políticas, tus condiciones. Sitios web. Dale la dirección de tu web y la recorre sola. Puedes decirle qué partes incluir y cuáles saltarse. FAQs. Grupos de preguntas y respuestas escritas por ti. Para dudas concretas y repetidas, pesan más que un documento largo.

Empieza por lo que más te preguntan. Si repasas mentalmente las diez dudas que más te llegan, ahí tienes tu primer día de trabajo.

Todo lo que subes se procesa en segundo plano. Tarda un momento y no hace falta que esperes mirando.

Paso 4: configura y activa el agente

Sigues en la sección Agente IA. Tres paradas:

Personalidad y marca. Le pones nombre, mensaje de saludo y tono (profesional, cercano, conciso o empático). También eliges cómo de largas quieres las respuestas y si prefieres párrafos, viñetas o pasos numerados.

Probar la IA. Antes de soltarlo con clientes reales, háblale tú. Escribe las preguntas que de verdad te hacen y mira qué contesta.

Desplegar. El interruptor final. Aquí activas la IA y eliges en qué canales responde. Puedes tenerla contestando en el chat web pero no en el correo, por ejemplo.

El modelo mental que conviene tener desde el primer día

Hasta aquí, los pasos. Lo que viene ahora es lo que separa a alguien que usa Intake de alguien que lo domina, y entenderlo el primer día te ahorra semanas de prueba y error.

Hay dos asistentes, no uno

El agente de la bandeja atiende las conversaciones de tus canales. Usa tu conocimiento, tus reglas y tus acciones.

El asistente del Centro de ayuda responde en tu portal público y lee únicamente los artículos publicados de tu Centro de ayuda.

No comparten configuración. Si algo se responde bien en un sitio y mal en el otro, no está roto: es que la información solo está en una de las dos fuentes.

Tres sitios distintos para tres cosas distintas

Es la decisión que más se equivoca al empezar:

Un documento, en Datos de entrenamiento, solo llega a la respuesta si lo que pregunta el cliente encaja con lo que hay escrito. Sirve para responder preguntas.

Una guía, en Personalidad y marca, llega en todas las respuestas, encaje o no con la pregunta. Sirve para imponer reglas que se cumplen siempre.

Una respuesta guiada en modo literal sale con tus palabras exactas cuando la pregunta la dispara. Sirve para lo que no admite ni una coma de cambio.

La regla práctica: si el agente debe decir algo sin falta, eso no es un documento, es una guía. Ponerlo solo en un documento y esperar que salga siempre es el error más caro que se comete con esta herramienta.

Dos velocidades: lo inmediato y lo que hay que publicar

Encender o apagar el agente y elegir en qué canales responde se aplica al instante.

Todo lo que cambia su comportamiento (instrucciones, guías, personalidad, respuestas guiadas) solo se aplica cuando lo publicas, desde la sección Versiones.

Y la trampa que pilla a todo el mundo: Probar la IA usa la configuración del borrador, no la publicada. Una respuesta perfecta en el playground no es una respuesta que tus clientes estén recibiendo, hasta que publiques.

Cuando algo falle, mira la traza antes de tocar nada

Debajo de cada respuesta del agente, en la bandeja, tienes la traza de la IA: qué información encontró y por qué contestó lo que contestó. Incluye un diagnóstico automático.

Casi siempre resulta que no encontró nada, y entonces el arreglo está en Datos de entrenamiento, no en los ajustes del agente.

Mirar la traza tarda treinta segundos. No mirarla cuesta tardes enteras afinando la personalidad cuando el problema era un documento que faltaba.

Y a partir de aquí

Con esos cuatro pasos ya tienes a Intake atendiendo. Lo que suele venir después:

Escribir tu Centro de ayuda, para que tus clientes encuentren respuestas sin escribir a nadie. Crear equipos, si tenéis grupos distintos que atienden temas distintos. Añadir Acciones, para que el agente pueda consultar datos de tus sistemas. Mirar Informes al cabo de un par de semanas, para ver qué está resolviendo y qué se le escapa.

Ninguna de esas cosas hace falta para empezar. Están ahí cuando las necesites.

Un consejo antes de lanzar

No pongas al agente a responder a todo el mundo el primer día.

Actívalo primero en un solo canal, o durante unas horas, y lee lo que contesta. Es la forma más rápida de detectar qué información le falta. Tienes una guía dedicada a esto en Mejores prácticas.