En Agente IA, dentro de Datos de entrenamiento, tienes tres formas de darle información al agente. Este artículo explica cómo se usa cada una y cuál elegir.

Cuál usar en cada caso

La decisión rápida, antes de entrar en detalle:

Ya tienes el documento escrito en algún sitio: súbelo como archivo. La información está en tu web y cambia poco: rastrea el sitio. Es una pregunta concreta que te hacen mucho: escríbela como FAQ. Es algo que el agente debe decir siempre: no va aquí. Eso es una guía, en Personalidad y marca.

Archivos

Pulsa añadir datos de entrenamiento y sube tus documentos. Admite PDF, Word, PowerPoint, Excel, texto plano y Markdown, y puedes subir varios a la vez.

Se procesan en segundo plano, así que no tienes que quedarte esperando. Cada vez que guardas un archivo se vuelve a indexar.

La comprobación que hay que hacer siempre

Cuando termine de procesarse, abre el archivo y mira la vista previa. Ahí aparece el texto tal y como Intake lo ha extraído.

Si en la vista previa el texto sale desordenado, con las columnas mezcladas, con la tabla convertida en un amasijo o directamente vacío, el agente lo va a leer exactamente igual de mal.

Los casos que suelen fallar:

PDF maquetados a dos o tres columnas. El texto se lee en zigzag. PDF escaneados, que son imágenes de texto y no texto. Presentaciones con mucho diseño y poco texto real. Tablas grandes, que pierden la relación entre fila y columna.

Cuando pase, la solución es sencilla: copia el contenido y pégalo como documento escrito, o conviértelo en FAQs. Treinta segundos de comprobación evitan horas de desconcierto.

Sitios web

Le das una dirección y Intake la recorre, convirtiendo cada página en conocimiento.

Al lanzarlo tienes tres opciones que conviene usar:

Incluir solo rutas. Si lo dejas vacío se rastrea el dominio entero. Ponlo cuando solo te interese una parte, por ejemplo la sección de ayuda o la de producto.

Excluir rutas. Para saltarte lo que no responde dudas: el blog, las notas de prensa, el área privada, la tienda. Merece la pena, porque una web llena de contenido de marketing diluye las respuestas útiles.

Límite de páginas. Más páginas cubren más casos, pero tardan más y ocupan más espacio en cada respuesta. No es gratis subirlo mucho.

También puedes pegar una lista de direcciones concretas, una por línea, en lugar de rastrear todo un sitio. Es la opción más limpia cuando sabes exactamente qué páginas quieres.

Lo que hay que recordar del rastreo

No se actualiza solo. Si cambias el contenido de tu web, el agente sigue con la versión anterior hasta que vuelvas a lanzar el rastreo.

Es la causa silenciosa de que un agente empiece a dar información obsoleta meses después de configurarlo. Ponte un recordatorio cuando hagáis cambios importantes en la web.

FAQs

Son grupos de preguntas y respuestas escritas por ti. Le pones un título al grupo, por ejemplo "Solicitudes de reembolso", y dentro añades todas las parejas que necesite ese tema.

Es la opción más precisa de las tres, y hay una razón técnica: para dudas concretas, una FAQ pesa más que un documento largo. Si te preguntan algo constantemente y quieres asegurarte de que la respuesta sale bien, escríbelo como FAQ en lugar de confiar en que se encuentre dentro de un PDF.

Escribir FAQs que funcionen

Escribe la pregunta como la escribe el cliente. Con sus palabras, sus prisas y su vocabulario. "¿Cómo me doy de baja?" funciona; "Procedimiento de cancelación de suscripción" no lo va a encontrar nadie.

Añade variantes de la misma pregunta. La gente pregunta lo mismo de cinco formas distintas. Cuantas más recojas, mejor se reconoce.

Responde completo pero corto. Si la respuesta necesita tres pantallas, probablemente son tres FAQs.

Agrupa por tema, no por departamento. Tus clientes no saben quién lleva qué dentro de tu empresa.

Usar tu Centro de ayuda como conocimiento

En esta misma pantalla hay una opción para que el agente use además los artículos publicados de tu Centro de ayuda.

Actívala. Es lo más cómodo que hay: escribes el artículo una vez, tus clientes lo leen en el portal y el agente lo usa para responder, sin duplicar nada y sin que las dos versiones se desincronicen.

Solo cuentan los artículos publicados. Uno en borrador no lo usa ni el portal ni el agente.

Ver qué tienes y en qué estado

La pantalla lista todo lo que has añadido, con su tipo, su estado y cuándo se actualizó. Puedes filtrar por tipo de fuente cuando la lista crezca.

En Desplegar tienes además un resumen del conocimiento y, si algo ha fallado al indexarse, un apartado de documentos con error. Merece la pena mirarlo de vez en cuando: un documento que falló en silencio es información que crees que tienes y no tienes.

El orden que recomendamos

Activa el uso de tus artículos publicados del Centro de ayuda. Sube los documentos que ya tengas escritos. Escribe las diez preguntas más repetidas como FAQs. Rastrea tu web solo si queda información importante que no esté en los pasos anteriores. Prueba el agente en Probar la IA y mira qué le falta.

Ese orden va de lo más barato a lo más costoso, y normalmente en el paso 3 ya tienes un agente que resuelve.