Todo lo relacionado con tu cuenta personal está en Configuración, en Perfil. Lo relacionado con quién más entra en tu espacio, en Miembros del equipo.

Tu contraseña

Se cambia en Configuración, en Perfil, dentro del apartado de seguridad. Te pide la actual y la nueva.

Un detalle que conviene saber: no guardamos tu contraseña. Se almacena con un algoritmo que la convierte en algo irreversible. Ni nosotros podemos leerla.

Por eso, si la olvidas, se restablece pero no se recupera. Nadie de nuestro equipo te la va a poder decir por teléfono, y si alguien te la pide, desconfía.

Tus sesiones

El acceso caduca solo a la media hora y se renueva de forma automática mientras sigues trabajando. Esa renovación dura una semana.

En la práctica: si dejas de usar Intake durante días, tendrás que volver a entrar. Es lo que quieres que pase.

Puedes cerrar sesión cuando quieras desde el menú de tu usuario o desde tu Perfil.

Quién entra en tu espacio de trabajo

En Configuración, en Miembros del equipo, ves a todo el mundo que tiene acceso.

Los roles:

Propietario. Uno solo, quien creó el espacio. Control total, incluida la facturación. Administrador. Toda la configuración, los canales, el agente y la gestión del equipo. Miembro. La bandeja y el contenido, sin tocar los ajustes sensibles.

Y puedes crear roles propios si necesitas un reparto más fino, eligiendo a qué secciones llega cada uno.

La recomendación

Da el rol mínimo que la persona necesite para trabajar. Ante la duda, Miembro: subirlo después son dos clics.

No hay motivo económico para racionar accesos, porque Intake no cobra por persona. Pero sí hay motivo de seguridad para racionar permisos.

Quitar el acceso a alguien

Desde la fila de esa persona, en el menú de acciones, Eliminar miembro. Pierde el acceso al instante.

Hazlo el mismo día que deja el equipo. Es la medida de seguridad más eficaz y la que más se pospone.

Antes de quitárselo, dos cosas:

Reasigna sus conversaciones abiertas. Una conversación con dueño ausente no la coge nadie. Comprueba si autorizó alguna integración con su cuenta personal. Si la conexión de WhatsApp o de Slack se hizo con su usuario, puede caerse cuando él salga.

Ese segundo punto pilla a mucha gente. La forma de evitarlo es autorizar las integraciones con cuentas de empresa desde el principio, no con la personal de alguien.

Cerrar tu cuenta

En Configuración, en Perfil, dentro del apartado de cuenta.

Te pedirá que escribas una palabra de confirmación, precisamente porque no se puede deshacer.

Una advertencia importante si eres el propietario del espacio de trabajo: no cierres tu cuenta sin haber pasado antes la propiedad a otra persona. Si lo haces, el espacio se queda sin propietario y arreglarlo después es bastante más engorroso. Escríbenos primero.

Lo que todavía no hay

Para que no lo busques:

No hay inicio de sesión único (SSO) ni SAML. Aparece mencionado en una pantalla de ajustes como función prevista, pero no está disponible.

No hay verificación en dos pasos propia dentro de Intake.

Si tu empresa exige alguna de las dos para poder contratar una herramienta, dínoslo y hablamos.

Quién puede acceder a tu organización

En Configuración, dentro de Autenticación y seguridad, controlas quién puede acceder a tu organización y a los módulos que tengas activados.

Ahí mismo decides también si tus páginas públicas, como el Centro de ayuda, aparecen en los buscadores.

La costumbre que más protege

Una vez cada pocos meses, abre Miembros del equipo y lee la lista entera.

Casi siempre hay alguien que ya no debería estar: un becario que terminó, una agencia con la que dejasteis de trabajar, alguien que cambió de departamento.

Es cinco minutos y es la revisión de seguridad con mejor relación entre esfuerzo y resultado que existe.