Tres preguntas razonables sobre cualquier herramienta que guarda datos de tus clientes: cuánto tiempo los conserva, cómo los recuperas y cómo los borras.

Cuánto se guarda cada cosa

Tus conversaciones y tu contenido. Mientras tengas la cuenta activa. Son tu histórico de soporte y no queremos borrártelo por sorpresa: un cliente que vuelve a escribir dos años después trae contexto que te sirve.

El detalle de las llamadas del agente a tus sistemas. 90 días. Es el registro de qué envió y qué le respondieron tus APIs, y sirve para diagnosticar. Pasado ese plazo se elimina solo.

El registro de uso de las claves de API. 30 días.

Esos dos últimos se borran automáticamente. No hay que hacer nada y no se pueden alargar.

Sacar tus datos de Intake

Contactos. En Configuración, en Importaciones y exportaciones, puedes exportar tus usuarios y tus empresas en formato CSV. Tarda hasta medio minuto en generarse.

Conversaciones sueltas. Desde una conversación, en el menú de acciones, puedes copiar o descargar la transcripción completa.

Todo lo demás. Si necesitas una exportación más amplia de tu histórico, escríbenos y lo preparamos.

Y si tenéis equipo técnico, en Configuración, dentro de Desarrolladores, tenéis una API con acceso completo para sacar lo que necesitéis de forma programada.

Borrar cosas

Lo que puedes borrar tú

La memoria de un contacto. En la ficha de esa persona, en Usuarios. Borra lo que el agente ha aprendido de ella, sin tocar sus conversaciones. Es lo que se usa cuando alguien pide que dejéis de recordar sus datos, o cuando el agente ha guardado algo mal.

Los datos detectados. Los que el agente recogió del chat aparecen marcados en la ficha y puedes descartarlos uno a uno.

Contenido y conocimiento. Documentos, artículos, macros: todo se puede borrar desde su pantalla.

Tu propia cuenta. En Configuración, en Perfil. Pide confirmación escrita porque no se puede deshacer.

Lo que hay que pedirnos

El borrado completo de un cliente concreto de todo el sistema, o el borrado de tu espacio de trabajo entero, se hace escribiéndonos. Lo tramitamos y te confirmamos cuando esté.

La diferencia entre despublicar y borrar

Una distinción que evita disgustos:

Despublicar un artículo lo quita del portal y hace que deje de usarse para responder. Sigue existiendo y puedes recuperarlo.

Borrarlo lo elimina. No hay papelera.

Ante la duda con contenido que quizá vuelvas a necesitar, despublica en lugar de borrar. Para contenido que dice algo falso, cualquiera de las dos sirve: lo importante es que deje de usarse para responder.

Un punto ciego que conviene conocer

Cuando borras un dato de un sitio, comprueba si vive también en otro.

Un mismo dato puede estar en un artículo publicado, en un documento subido, en una web rastreada y en una macro. Borrarlo de uno no lo quita de los demás, y el agente seguirá respondiendo con la copia que quede.

Es la causa habitual de "lo borré y sigue apareciendo".

Si cancelas tu suscripción

Mantienes el acceso hasta el final del periodo que ya has pagado.

Si vas a irte, exporta antes lo que quieras conservar: tus contactos desde Importaciones y exportaciones, y las conversaciones que te importen desde su transcripción.

Escríbenos si necesitas una exportación completa antes de cerrar. Es mejor pedirla mientras la cuenta sigue activa.

Copias de seguridad

La infraestructura de Intake mantiene copias de seguridad de la base de datos como parte de la operación normal del servicio.

Ten en cuenta lo que eso implica para el borrado: un dato eliminado desaparece del servicio de inmediato, pero puede permanecer en copias durante un tiempo limitado hasta que estas rotan. Es el comportamiento normal de cualquier servicio con copias, y así lo contemplan las normativas de protección de datos.