Cuando alguien te escribe, Intake guarda información sobre esa persona. Este artículo explica exactamente qué, de dónde sale y qué control tienes.

Qué se guarda de quien te escribe

Sus conversaciones. Todo lo que se ha hablado, por el canal que sea.

Sus datos de contacto. Lo que llega por el canal (una dirección de correo, un número de WhatsApp) y lo que la persona da durante la conversación.

Lo que el agente recuerda de ella. Un resumen de lo que ha ido sabiendo entre conversaciones, para no empezar de cero cada vez.

Lo que tú añadas. Atributos personalizados, la empresa a la que pertenece, segmentos.

Los datos detectados: cómo funcionan

Es la parte que más dudas genera, así que va con detalle.

El agente puede guardar en la ficha los datos que el propio cliente da durante el chat: su correo, su teléfono, el nombre de su empresa.

Dos límites importantes:

Nunca los pide por su cuenta. Solo recoge lo que la persona ofrece libremente al explicar su caso.

Nunca sobrescribe lo que ya tienes. Si ya tenías un correo guardado, no lo pisa.

Esos datos aparecen marcados como detectados en la ficha, precisamente para que sepas que no los metió nadie a mano. Puedes confirmarlos o descartarlos cuando quieras.

Si prefieres que el agente no recoja nada, se puede desactivar en Agente IA, en la sección Acciones.

La memoria del visitante

Intake recuerda cosas de cada persona entre conversaciones distintas. Es lo que hace que alguien no tenga que volver a contarlo todo.

Como cliente se agradece mucho. Pero es información sobre una persona, y por eso tienes control total:

Puedes ver qué recuerda, en la ficha de esa persona, en Usuarios. Puedes borrarlo cuando quieras. Borrar la memoria no borra sus conversaciones: solo lo que el agente ha aprendido.

Ese botón es lo que usarás cuando alguien pida que dejéis de guardar información sobre él.

El chat de tu web

Merece la pena entender la diferencia, porque afecta a qué datos manejas:

Visitantes anónimos. La conversación se guarda en su navegador. Si cambia de dispositivo o borra los datos, se pierde el hilo. Manejas menos información sobre esa persona.

Usuarios identificados. Tu producto le dice a Intake quién es. La identidad es consistente y el historial se conserva. Manejas más información, y las respuestas son mucho mejores.

La segunda opción da mejor servicio. También implica más responsabilidad sobre esos datos, así que decídelo a conciencia.

También puedes pedir datos antes de que empiece el chat, típicamente el correo. Cuantos menos campos pidas, menos gente se da la vuelta y menos datos custodias. Pedir solo el correo, o nada, suele ser el equilibrio.

Tu papel y el nuestro

Esto es lo que hay que tener claro desde el principio:

Los datos de tus clientes son tuyos. Tú decides qué se recoge, para qué se usa y cuánto tiempo se conserva. Eres quien responde ante tus clientes por ello.

Intake es la herramienta que los trata por encargo tuyo. No usamos los datos de tus clientes para nuestros fines, ni los compartimos con otros clientes, ni se usan para entrenar modelos de terceros.

En la práctica eso significa que la política de privacidad que ven tus clientes es la tuya, no la nuestra, y debe mencionar que usas una herramienta de soporte con IA.

Lo que debes contarle a tus clientes

Si atiendes en Europa, tu política de privacidad debería recoger al menos:

Que las conversaciones de soporte se guardan y durante cuánto tiempo. Que se usa un asistente automático con IA para responder. Que existe la posibilidad de pedir acceso o borrado de sus datos. Quién es tu proveedor de soporte y dónde se alojan los datos.

No hace falta que sea largo. Un párrafo honesto vale más que tres páginas de plantilla.

Qué hacer cuando un cliente pide sus datos

Ver qué tenéis de él. Su ficha en Usuarios reúne sus datos, sus conversaciones y lo que el agente recuerda.

Dárselos. Puedes exportar tus contactos en CSV desde Configuración, en Importaciones y exportaciones, y descargar las transcripciones de sus conversaciones desde el menú de cada una.

Borrar lo que recordáis. El botón de borrar memoria, en su ficha.

Borrarlo todo. Escríbenos y lo tramitamos.

El Centro de ayuda público

Tu portal es público por defecto y los buscadores lo indexan, salvo que lo desactives en Configuración, dentro de Autenticación y seguridad.

Ten cuidado con lo que publicas ahí: es contenido accesible para cualquiera, no solo para tus clientes. Los procedimientos internos y los detalles sensibles van en Datos de entrenamiento, que es privado.